ا ستبيان الضبط الداخلي

اولا : الجهاز التنظيمي و المحاسبة العامة الإجراءات ‏1. هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمي ؟ استبيان الضبط الداخلي اولا : الجهاز التنظيمي و المحاسبة العامة الإجراءات ‏1. هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمي ؟ ‏2. هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها ، تبين ما يلي :- ‏ المسؤوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسؤولين في الشركة . ‏ الأشخاص المفوضين بالدخول في معاملات وتنفيذها . ‏ الأشخاص المسؤولون عن الموجودات الثابتة . ‏ الأفراد المسؤولون عن وظائف الضبط المالي . ‏3. هل تجهز تقارير مالية للإدارة دوريا ( مثلا كل شهر ) تسمح بمقارنة أرصدة الحسابات مع ‏التقديرات أو الميزانيات التقديرية . ‏4. هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية ؟ ‏5. هل الميزانيات التقديرية معده بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية . وهل تراجع ‏الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها . ‏6. هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الادارة لوضع السياسات والأهداف ، ومراجعة إنجازات ‏الشركة ، لاتخاذ القرار المناسب ، وهل تجهز محاضرة لهذه الاجتماعات . ‏7. بالنسبة للمسؤولين عن حيازة النقد :- ‏ هل يجرى التحري عنهم قبل ترشيحهم . ‏ هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة . ‏ هل يوجد تأمين على النقد في الطريق . ‏8. هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة وهل يتم تبليغ تلك السياسات والأستاذ ‏للموظفين . ‏9. هل للمسؤول الرئيسي عن المحاسبة في الشركة صلاحية كافية فوق موظفي قسم ‏المحاسبة وسجلات المحاسبة . ‏10. هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلي :- ‏ معالجة المقبوضات النقدية ، واستلام البضاعة المشتراه ، وشحن البضاعة الجاهزة ‏ توقيع الشيكات ، والموافقة على الفواتير ، والموافقة على أوامر الشراء . ‏ مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد . ‏11. هل القدرة على الوصول إلى الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسؤولين ‏عن الاستاذ العام . ‏12. هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به في مكان أمين ( مثلا خزانه محكمه ‏الإغلاق وتكون ضد الحريق ) . ‏13. هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة . ‏14. هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفي المستوى المناسب من جهاز الشركة ‏‏. ‏15. هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف . ‏16. هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها . ‏17. هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة . ‏18. هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينه للتأكد من اكتمال دورتها المحاسبية . ‏19. هل تشتمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات آلتي يجب أن تسجل بها . ‏20. هل حسابات الاستاذ العام مرتبه ومبوبه لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال . ‏21. هل هناك تعليمات مكتوب وافيه لتجهيز البيانات . ‏22. هل تخضع البيانات المالية لمراجعه ، شاملة بما في ذلك مقارنات مع الفترة السابقة ومع ‏مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسؤولة في الشركة قبل إصدار هذه البيانات . ‏ ‏ ثانيا: المبيعات والذمم المدينة الإجراءات ‏1. هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ‏ووظائف النقد والمحاسبة . ‏2. هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح . ‏3. هل المسؤوليات محددة في قبول طلبات البيع ، والعملاء ، والبيع الآجل ، وشروط البيع . ‏4. هل تجري الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن . ‏5. هل تسجل أرقام جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن ، أوامر العمل ، الفاتورة ، ‏سند التسليم ، لائحة التعبئة ، هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق ‏ تسجيلها في دفتر تسلسلي أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة في ملف واحد . ‏6. هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل ، وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص ‏المخولين . ‏7. هل تراجع دوريا طلبات البيع التي لم يوفى بها بعد . ‏8. هل يتم تبليغ موظفي المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار والسياسات المتعلقة بأجور ‏الشحن والبضاعة المستردة . ‏9. هل يبلغ موظفي المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات . ‏10. هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء ، ويتم تبليغ المعنيين بها . ‏11. هل يجري التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجري التسليف لهم . ‏12. هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف . ‏13. هل يستلم الأشخاص الذين يقومون بوظيفة التسليف معلومات في حينها عن الحسابات ‏المتأخر تسديدها ‏14. هل يتم تبيلغ الأشخاص المسؤولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف ، وعن ‏أي تغيير في حدود التسليف أولا بأول . ‏15. هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة . ‏16. هل تجهز وثائق شحن لجميع الشحنات ؟ ‏17. هل تخضع وثائق الشحن لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ تسجيلها في دفتر تسلسلي أو الاحتفاظ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة في ملف واحد . ‏ تبليغ قسم الشحن فورا بها . ‏ تبليغ المستودعات فورا بها . ‏ إبلاغ قسم الفواتير فورا بها . ‏18. هل يشترط في وثائق الشحن ان تحتوي على : – ‏ رقم أمر البيع . ‏ اسم العميل. والمكان الذي ستشحن اله . ‏ وصف كامل للبضاعة وكميتها . ‏ تاريخ الشحن . ووسيلة الشحن . والإقرار بالاستلام . ‏19. هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل . ‏20. هل يجري التحقق من الكميات التي تشحن ، مثلا بالتعداد مرة ثانية . ‏21. هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير ، للتأكد من ان البضاعة التي شحنت صدرت بها فواتير ‏22. هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة . ‏23. هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ محاسبة رقمية للتأكد من ان جميع الفواتير قد قيدت في وقتها . ‏ إرفاق طلبات البيع الموافق عليها بها . ‏ تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع . ‏24. هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل في يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف ‏مسلسل . ‏25. هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها . ‏26. هل يجري تحليل المبيعات بشكل منتظم . ‏27. هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة . ‏28. هل تجري مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام ‏29. هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء : – ‏ تراجع من قبل موظف مسؤول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة . ‏ ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة . ‏30. هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول بالحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص ‏مستقل عن وظائف إصدار الفواتير والمقبوضات النقدية . ‏31. هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص ‏المسؤول عن التسليف ، وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية .‏ ثالثا: المشتريات والذمم الدائنة الإجراءات ‏1. هل يوجد فصل بين وظائف الشراء ، الاستلام ، الشحن ، معاجلة فواتير الموردين ، وظائف النقد ‏والمحاسبة . ‏2. هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات . ‏3. هل تستعمل أوامر شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد والكمية والنوعية والثمن ‏والشروط . ‏4. هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل إصدارها . ‏5. هل تخضع جميع أوامر الشراء لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ محاسبة رقمية لا ينطبق من ان جميعها قد قيد في وقته . ‏ تدرج بالتفصيل في سجل تسلسلي أو ملف تسلسلي لصور عن الصادرة منها ‏6. هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة ( التي لم تورد بضاعتها ) ، وهل تراجع هذه ‏الالتزامات دوريا ويحقق فيها . ‏7. هل أوامر الشراء التي لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها . ‏8. هل تجري معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجري مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها ‏9. هل يوجد دليل على ان جميع الخدمات التي تؤدى يجري تقييمها من حيث النوعية والإنجاز ؟ ‏10. هل يتم الإبلاغ عن أي بضاعة معطوبة أو تالفة ؟ ‏11. هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة ؟ ‏12. هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية : – ‏ وصف وكمية البضاعة وما إذا كانت مقبولة . ‏ تاريخ الاستلام . ‏ توقيع الشخص الموافق على الاستلام . ‏13. هل تخضع تقارير الاستلام لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ محاسبة رقمية لا ينطبق من ان جميعها قد قيد في وقته . ‏ تدرج بالتفصيل في سجل تسلسلي أو ملف تسلسلي لصور عن الصادرة منها . ‏ توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها في سجلات البضاعة ، إذا كانت ‏مستعملة . ‏14. هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش ؟ ‏15. هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون ( قسم الذمم الدائنة ) الذين ‏يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير ؟ ‏16. هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة ، عند ورودها ؟ ‏17. هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام . ‏18. هل تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية ، وأجور الشحن والتوزيع ‏المحاسبي . ‏19. هل يوجد دليل على ان الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع لمعالجتها ، وان التوزيع ‏المحاسبي والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع . ‏20. هل تحصل موافقة على الفواتير والمستندات المؤيدة التي تمت معاجلتها ، من قبل موظفين ‏معنيين قبل الدفع ؟ ‏21. هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير ( بالدفع في حينه ) ؟ ‏22. هل تحضر الدوائر لائحة بالأصناف التي تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين ‏والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها ؟ ‏23. هل يتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد في حالة الأصناف التي لها عدة موردين ؟ ‏24. هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا ؟ ‏25. هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية : – ‏ ملف طلبات الشراء . ‏ ملف متابعة أوامر الشراء المحلية . ‏ ملف أوامر الشراء المحلية المنفذة . ‏ ملف متابعة أوامر الشراء الخارجية . ‏ ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة . ‏ ملف المورد رابعا: الرواتب والأجور الإجراءات ‏1. هل يوجد فصل في الواجبات بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف التالية : – ‏ المسؤولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم ، وانتهاء الخدمة . ‏ مسك سجلات الذاتية . ‏ ضبط الوقت . ‏ تجهيز جدول الرواتب والأجور . ‏ الموافقة على جدول الرواتب والأجور . ‏ المدفوعات النقدية . ‏ مسك الاستاذ العام . ‏2. هل سجلات الذاتية وجداول الرواتب والأجور في مكان أمين . ‏3. هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع طلبات التوظيف . ‏4. هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع معدلات الأجر الإضافي . ‏5. هل يتم منح جميع العلاوات والمزايا الإضافية للموظفين بموافقة الإدارة . ‏6. هل يوجد ملف لكل موظف يشتمل على جميع الوثائق الخاصة بـــــه . ‏7. هل يتم إبلاغ الموظفين الذين يقومون بتجهيز الرواتب والأجور فورا بمعدلات الرواتب والأجور ‏للموظفين الجدد والموظفين الذين تم انتهاء خدماتهم . ‏8. هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات الوقت للموظفين . ‏9. هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات تفصيلية كافية عن المبيعات للبائعين بالعمولة ‏10. هل توجد قائمة حسابات مفصلة تفصيلا كافيا وإرشادات وافية لتحديد التوزيع المحاسبي ‏للرواتب والأجور ولضبط المطلوبات المتعلقة بالاسقتطاعات من الأجور . ‏11. هل البيانات الافرادية لأوقات الموظفين أو إنتاجهم أو عمولتهم على المبيعات : – ‏ تسمح باحتساب الأجر الإجمالي بموجب أنظمة الإدارة . ‏ تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور . ‏ يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل إرسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب ‏والأجور . ‏12. هل يتم تسوية عمولات البائعين على المبيعات المسجلة . ‏13. هل يتم مقارنة الراتب بموجب جدول الرواتب والأجور مع ملفات الموظفين على فترات معقولة ‏من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجداول الرواتب والأجور والصرف والأستاذ ‏العام . ‏14. هل تتم الموافقة على جدول الرواتب والأجور من قبل موظفون مسؤولون قبل إصدار الشيكات ‏أو صرف الرواتب . ‏15. هل يتم تسليم الرواتب للموظفين من قيل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجدول ‏الرواتب والأجور وضبط الوقت وتجهيز الشيكات . ‏16. هل يتم استخدام المستندات التالية : – ‏ كشف الرواتب والأجور . ‏ قسيمة دفع راتب . ‏ كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة . ‏17. هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية : – ‏ ملف موظف . ‏ ملف جدول الرواتب والأجور. ‏ ملف انتهاء الخدمة .‏ ‏2. هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها ، تبين ما يلي :- ‏ المسؤوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسؤولين في الشركة . ‏ الأشخاص المفوضين بالدخول في معاملات وتنفيذها . ‏ الأشخاص المسؤولون عن الموجودات الثابتة . ‏ الأفراد المسؤولون عن وظائف الضبط المالي . ‏3. هل تجهز تقارير مالية للإدارة دوريا ( مثلا كل شهر ) تسمح بمقارنة أرصدة الحسابات مع ‏التقديرات أو الميزانيات التقديرية . ‏4. هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية ؟ ‏5. هل الميزانيات التقديرية معده بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية . وهل تراجع ‏الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها . ‏6. هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الادارة لوضع السياسات والأهداف ، ومراجعة إنجازات ‏الشركة ، لاتخاذ القرار المناسب ، وهل تجهز محاضرة لهذه الاجتماعات . ‏7. بالنسبة للمسؤولين عن حيازة النقد :- ‏ هل يجرى التحري عنهم قبل ترشيحهم . ‏ هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة . ‏ هل يوجد تأمين على النقد في الطريق . ‏8. هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة وهل يتم تبليغ تلك السياسات والأستاذ ‏للموظفين . ‏9. هل للمسؤول الرئيسي عن المحاسبة في الشركة صلاحية كافية فوق موظفي قسم ‏المحاسبة وسجلات المحاسبة . ‏10. هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلي :- ‏ معالجة المقبوضات النقدية ، واستلام البضاعة المشتراه ، وشحن البضاعة الجاهزة ‏ توقيع الشيكات ، والموافقة على الفواتير ، والموافقة على أوامر الشراء . ‏ مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد . ‏11. هل القدرة على الوصول إلى الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسؤولين ‏عن الاستاذ العام . ‏12. هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به في مكان أمين ( مثلا خزانه محكمه ‏الإغلاق وتكون ضد الحريق ) . ‏13. هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة . ‏14. هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفي المستوى المناسب من جهاز الشركة ‏‏. ‏15. هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف . ‏16. هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها . ‏17. هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة . ‏18. هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينه للتأكد من اكتمال دورتها المحاسبية . ‏19. هل تشتمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات آلتي يجب أن تسجل بها . ‏20. هل حسابات الاستاذ العام مرتبه ومبوبه لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال . ‏21. هل هناك تعليمات مكتوب وافيه لتجهيز البيانات . ‏22. هل تخضع البيانات المالية لمراجعه ، شاملة بما في ذلك مقارنات مع الفترة السابقة ومع ‏مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسؤولة في الشركة قبل إصدار هذه البيانات . ‏ ‏ ثانيا: المبيعات والذمم المدينة الإجراءات ‏1. هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ‏ووظائف النقد والمحاسبة . ‏2. هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح . ‏3. هل المسؤوليات محددة في قبول طلبات البيع ، والعملاء ، والبيع الآجل ، وشروط البيع . ‏4. هل تجري الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن . ‏5. هل تسجل أرقام جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن ، أوامر العمل ، الفاتورة ، ‏سند التسليم ، لائحة التعبئة ، هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق ‏ تسجيلها في دفتر تسلسلي أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة في ملف واحد . ‏6. هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل ، وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص ‏المخولين . ‏7. هل تراجع دوريا طلبات البيع التي لم يوفى بها بعد . ‏8. هل يتم تبليغ موظفي المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار والسياسات المتعلقة بأجور ‏الشحن والبضاعة المستردة . ‏9. هل يبلغ موظفي المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات . ‏10. هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء ، ويتم تبليغ المعنيين بها . ‏11. هل يجري التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجري التسليف لهم . ‏12. هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف . ‏13. هل يستلم الأشخاص الذين يقومون بوظيفة التسليف معلومات في حينها عن الحسابات ‏المتأخر تسديدها ‏14. هل يتم تبيلغ الأشخاص المسؤولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف ، وعن ‏أي تغيير في حدود التسليف أولا بأول . ‏15. هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة . ‏16. هل تجهز وثائق شحن لجميع الشحنات ؟ ‏17. هل تخضع وثائق الشحن لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ تسجيلها في دفتر تسلسلي أو الاحتفاظ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة في ملف واحد . ‏ تبليغ قسم الشحن فورا بها . ‏ تبليغ المستودعات فورا بها . ‏ إبلاغ قسم الفواتير فورا بها . ‏18. هل يشترط في وثائق الشحن ان تحتوي على : – ‏ رقم أمر البيع . ‏ اسم العميل. والمكان الذي ستشحن اله . ‏ وصف كامل للبضاعة وكميتها . ‏ تاريخ الشحن . ووسيلة الشحن . والإقرار بالاستلام . ‏19. هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل . ‏20. هل يجري التحقق من الكميات التي تشحن ، مثلا بالتعداد مرة ثانية . ‏21. هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير ، للتأكد من ان البضاعة التي شحنت صدرت بها فواتير ‏22. هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة . ‏23. هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ محاسبة رقمية للتأكد من ان جميع الفواتير قد قيدت في وقتها . ‏ إرفاق طلبات البيع الموافق عليها بها . ‏ تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع . ‏24. هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل في يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف ‏مسلسل . ‏25. هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها . ‏26. هل يجري تحليل المبيعات بشكل منتظم . ‏27. هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة . ‏28. هل تجري مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام ‏29. هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء : – ‏ تراجع من قبل موظف مسؤول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة . ‏ ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة . ‏30. هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول بالحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص ‏مستقل عن وظائف إصدار الفواتير والمقبوضات النقدية . ‏31. هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص ‏المسؤول عن التسليف ، وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية .‏ ثالثا: المشتريات والذمم الدائنة الإجراءات ‏1. هل يوجد فصل بين وظائف الشراء ، الاستلام ، الشحن ، معاجلة فواتير الموردين ، وظائف النقد ‏والمحاسبة . ‏2. هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات . ‏3. هل تستعمل أوامر شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد والكمية والنوعية والثمن ‏والشروط . ‏4. هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل إصدارها . ‏5. هل تخضع جميع أوامر الشراء لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ محاسبة رقمية لا ينطبق من ان جميعها قد قيد في وقته . ‏ تدرج بالتفصيل في سجل تسلسلي أو ملف تسلسلي لصور عن الصادرة منها ‏6. هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة ( التي لم تورد بضاعتها ) ، وهل تراجع هذه ‏الالتزامات دوريا ويحقق فيها . ‏7. هل أوامر الشراء التي لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها . ‏8. هل تجري معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجري مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها ‏9. هل يوجد دليل على ان جميع الخدمات التي تؤدى يجري تقييمها من حيث النوعية والإنجاز ؟ ‏10. هل يتم الإبلاغ عن أي بضاعة معطوبة أو تالفة ؟ ‏11. هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة ؟ ‏12. هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية : – ‏ وصف وكمية البضاعة وما إذا كانت مقبولة . ‏ تاريخ الاستلام . ‏ توقيع الشخص الموافق على الاستلام . ‏13. هل تخضع تقارير الاستلام لما يلي : – ‏ الترقيم المسبق . ‏ محاسبة رقمية لا ينطبق من ان جميعها قد قيد في وقته . ‏ تدرج بالتفصيل في سجل تسلسلي أو ملف تسلسلي لصور عن الصادرة منها . ‏ توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها في سجلات البضاعة ، إذا كانت ‏مستعملة . ‏14. هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش ؟ ‏15. هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون ( قسم الذمم الدائنة ) الذين ‏يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير ؟ ‏16. هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة ، عند ورودها ؟ ‏17. هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام . ‏18. هل تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية ، وأجور الشحن والتوزيع ‏المحاسبي . ‏19. هل يوجد دليل على ان الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع لمعالجتها ، وان التوزيع ‏المحاسبي والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع . ‏20. هل تحصل موافقة على الفواتير والمستندات المؤيدة التي تمت معاجلتها ، من قبل موظفين ‏معنيين قبل الدفع ؟ ‏21. هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير ( بالدفع في حينه ) ؟ ‏22. هل تحضر الدوائر لائحة بالأصناف التي تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين ‏والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها ؟ ‏23. هل يتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد في حالة الأصناف التي لها عدة موردين ؟ ‏24. هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا ؟ ‏25. هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية : – ‏ ملف طلبات الشراء . ‏ ملف متابعة أوامر الشراء المحلية . ‏ ملف أوامر الشراء المحلية المنفذة . ‏ ملف متابعة أوامر الشراء الخارجية . ‏ ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة . ‏ ملف المورد رابعا: الرواتب والأجور الإجراءات ‏1. هل يوجد فصل في الواجبات بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف التالية : – ‏ المسؤولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم ، وانتهاء الخدمة . ‏ مسك سجلات الذاتية . ‏ ضبط الوقت . ‏ تجهيز جدول الرواتب والأجور . ‏ الموافقة على جدول الرواتب والأجور . ‏ المدفوعات النقدية . ‏ مسك الاستاذ العام . ‏2. هل سجلات الذاتية وجداول الرواتب والأجور في مكان أمين . ‏3. هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع طلبات التوظيف . ‏4. هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع معدلات الأجر الإضافي . ‏5. هل يتم منح جميع العلاوات والمزايا الإضافية للموظفين بموافقة الإدارة . ‏6. هل يوجد ملف لكل موظف يشتمل على جميع الوثائق الخاصة بـــــه . ‏7. هل يتم إبلاغ الموظفين الذين يقومون بتجهيز الرواتب والأجور فورا بمعدلات الرواتب والأجور ‏للموظفين الجدد والموظفين الذين تم انتهاء خدماتهم . ‏8. هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات الوقت للموظفين . ‏9. هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات تفصيلية كافية عن المبيعات للبائعين بالعمولة ‏10. هل توجد قائمة حسابات مفصلة تفصيلا كافيا وإرشادات وافية لتحديد التوزيع المحاسبي ‏للرواتب والأجور ولضبط المطلوبات المتعلقة بالاسقتطاعات من الأجور . ‏11. هل البيانات الافرادية لأوقات الموظفين أو إنتاجهم أو عمولتهم على المبيعات : – ‏ تسمح باحتساب الأجر الإجمالي بموجب أنظمة الإدارة . ‏ تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور . ‏ يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل إرسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب ‏والأجور . ‏12. هل يتم تسوية عمولات البائعين على المبيعات المسجلة . ‏13. هل يتم مقارنة الراتب بموجب جدول الرواتب والأجور مع ملفات الموظفين على فترات معقولة ‏من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجداول الرواتب والأجور والصرف والأستاذ ‏العام . ‏14. هل تتم الموافقة على جدول الرواتب والأجور من قبل موظفون مسؤولون قبل إصدار الشيكات ‏أو صرف الرواتب . ‏15. هل يتم تسليم الرواتب للموظفين من قيل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجدول ‏الرواتب والأجور وضبط الوقت وتجهيز الشيكات . ‏16. هل يتم استخدام المستندات التالية : – ‏ كشف الرواتب والأجور . ‏ قسيمة دفع راتب . ‏ كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة . ‏17. هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية : – ‏ ملف موظف . ‏ ملف جدول الرواتب والأجور. ‏ ملف انتهاء الخدمة .‏

This entry was posted on 27 مارس 2012. Bookmark the permalink.